Juridisk

Personvernerklæring

Sist oppdatert: 13. mars 2026

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan VaktFlyt samler inn, bruker, lagrer og beskytter personopplysninger i samsvar med personvernforordningen (EU) 2016/679 («GDPR»), norsk personopplysningslov og øvrig gjeldende personvernlovgivning. Erklæringen gjelder for alle som bruker VaktFlyt-tjenesten, både i rollen som organisasjonskunde og som individuell sluttbruker.

1. Behandlingsansvarlig og databehandler

VaktFlyt opptrer i to roller avhengig av kontekst:

Kontaktinformasjon for VaktFlyt som behandlingsansvarlig:

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger:

Vi lagrer aldri helseopplysninger. Ved fraværsregistrering lagres kun fraværstype (f.eks. «sykefravær»), aldri medisinsk diagnose, symptomer eller helseinformasjon. Vi behandler ingen særlige kategorier av personopplysninger (GDPR art. 9). Dette er et bevisst arkitekturvalg som er håndhevet i kildekoden.

3. Formål og rettslig grunnlag

Formål Rettslig grunnlag
Levering av tjenesten (vaktplanlegging, fraværshåndtering, arbeidstidsstyring) Oppfyllelse av avtale (GDPR art. 6(1)(b))
Overholdelse av arbeidsmiljøloven og bokføringsloven Rettslig forpliktelse (GDPR art. 6(1)(c))
AI-assistert turnusplanlegging og anbefalinger Samtykke (GDPR art. 6(1)(a)) og berettiget interesse (GDPR art. 6(1)(f))
Driftsvarsler, SMS/e-postvarsler og systemkommunikasjon Berettiget interesse (GDPR art. 6(1)(f)) og samtykke for markedsføring (GDPR art. 6(1)(a))
Sikkerhet, misbruksbeskyttelse og revisjonslogging Berettiget interesse (GDPR art. 6(1)(f))
Produktforbedring og anonym statistikk Berettiget interesse (GDPR art. 6(1)(f)), kun anonymiserte/aggregerte data

4. Datalagring og sikkerhet

Vi har implementert tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak i henhold til GDPR art. 32:

5. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter under GDPR. Rettighetene kan utøves direkte i appen under «Min profil → Personvern», eller ved å kontakte oss:

Vi svarer på forespørsler innen 30 dager (GDPR art. 12(3)). I komplekse tilfeller kan fristen forlenges med 60 dager med skriftlig begrunnelse.

6. Oppbevaringstider

Datakategori Oppbevaringstid Begrunnelse
Kontoinformasjon Så lenge kontoen er aktiv + 90 dager Avtaleoppfyllelse
Arbeidstidsdata og timeregistreringer 5 år etter registrering Bokføringsloven §13 og arbeidsmiljøloven
Fraværsregistreringer 2 år etter registrering Berettiget interesse, deretter slettet
AI-samtalehistorikk 30 min aktiv økt (Redis) + inntil 1 år i database Tjenesteleveranse, slettes automatisk
Revisjonslogger 5 år Sikkerhet, dokumentasjon og regnskapskrav
Tekniske logger (IP, sesjoner) 90 dager Sikkerhet og feilsøking

Etter oppbevaringstidens utløp slettes data automatisk eller anonymiseres. Kunden kan be om tidligere sletting der dette ikke strider mot lovpålagte oppbevaringskrav.

7. Deling med tredjeparter og underleverandører

Vi deler ikke personopplysninger med tredjeparter utover det som er strengt nødvendig for å levere tjenesten. Alle underleverandører er underlagt databehandleravtaler (GDPR art. 28).

Underleverandør Formål Datalagring
Microsoft Azure Infrastruktur, database, caching (PostgreSQL, Redis) Norway East / North Europe (EU/EØS)
Azure OpenAI AI-assistert turnusplanlegging og anbefalinger Sweden Central (EU/EØS)

Viktig om AI-behandling: Når AI-assistenten brukes, sendes kun nødvendige driftsdata til Azure OpenAI-modellen. Personopplysninger anonymiseres gjennom opake referanser (f.eks. «dept_1» i stedet for reelle identifikatorer) før oversendelse. Azure OpenAI er underlagt Microsofts databehandleravtale og lagrer ikke data for modellopplæring.

Detaljert AI-transparens (GDPR art. 13(1)(f))

I henhold til GDPR art. 13(1)(f) opplyser vi her om omfanget av AI-behandlingen:

VaktFlyt vil varsle kunder minst 30 dager i forkant ved endring av underleverandører. Kunden har rett til å protestere mot nye underleverandører, og kan si opp avtalen dersom innsigelsen ikke imøtekommes.

8. Automatiserte beslutninger og profilering

Tjenesten benytter algoritmiske systemer for følgende formål:

Ingen av disse systemene treffer endelige beslutninger med rettsvirkning uten menneskelig godkjenning (GDPR art. 22). Du har rett til å be om menneskelig gjennomgang, uttrykke ditt synspunkt og bestride utfallet av enhver algoritmisk vurdering.

9. Informasjonskapsler (cookies)

VaktFlyt bruker følgende informasjonskapsler. Nødvendige kapsler settes alltid — valgfrie kapsler settes kun etter ditt uttrykkelige samtykke via samtykkebanneret:

Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket via informasjonskapsel-innstillinger, eller lese full oversikt i informasjonskapsel-policyen. Vi bruker ingen annonseringsteknologi eller sosiale media-pixels.

10. Overføring til tredjeland

All data lagres og behandles innenfor EU/EØS. VaktFlyt overfører ingen personopplysninger til land utenfor EU/EØS. Dersom dette skulle endres i fremtiden, vil vi sikre at overføringen har gyldig overføringsgrunnlag (GDPR kapittel V), herunder standardkontraktsklausuler (SCC) vedtatt av EU-kommisjonen, og vi vil informere berørte parter i henhold til gjeldende varslingsfrister.

11. Databrudd og hendelseshåndtering

Ved brudd på personopplysningssikkerheten vil VaktFlyt:

12. Klage og kontaktinformasjon

Dersom du mener at behandlingen av dine personopplysninger ikke er i samsvar med personvernlovgivningen, har du rett til å klage til:

Vi oppfordrer deg til å kontakte oss først slik at vi kan forsøke å løse eventuelle bekymringer direkte.

Spørsmål om personvern? Kontakt oss på support@planless.no eller privacy@planless.no.