Generelle abonnementsvilkår

Sist oppdatert: 13. mars 2026

Disse vilkårene («Avtalen») utgjør en bindende avtale mellom kunden («Kunden», «du») og VaktFlyt («VaktFlyt», «vi», «oss»). Ved å opprette en konto, akseptere en bestilling eller bruke tjenesten bekrefter du at du har lest, forstått og godtar denne Avtalen på vegne av din organisasjon. Dersom du aksepterer på vegne av en juridisk enhet, garanterer du at du har nødvendig fullmakt til å binde denne enheten.

1. Definisjoner

• «Tjenesten»: VaktFlyts skybaserte plattform for vaktplanlegging, fraværshåndtering, arbeidstidsstyring og tilknyttede funksjoner, levert som programvare-som-en-tjeneste (SaaS).
• «Kundedata»: Alle data, herunder personopplysninger, som Kunden eller Autoriserte Brukere laster opp, legger inn eller på annen måte overfører til Tjenesten.
• «Autoriserte Brukere»: Fysiske personer som Kunden har gitt tilgang til Tjenesten gjennom sin organisasjonskonto.
• «Abonnementsperiode»: Den avtalte perioden for Kundens bruk av Tjenesten, inkludert eventuelle fornyelser.

2. Tjenestebeskrivelse og lisens

VaktFlyt er utviklet for norske virksomheter og tar hensyn til arbeidsmiljøloven og relevante tariffavtaler. VaktFlyt gir Kunden en begrenset, ikke-eksklusiv, ikke-overførbar, gjenkallelig rett til å bruke Tjenesten i Abonnementsperioden, utelukkende for Kundens interne forretningsformål.

Kunden skal ikke: (a) underlisensiere, viderelisensiere, selge eller på annen måte overføre Tjenesten til tredjeparter; (b) dekompilere, reversere eller forsøke å utlede kildekoden til Tjenesten; (c) bruke Tjenesten til å utvikle konkurrerende produkter eller tjenester; (d) bruke Tjenesten til benchmarking eller ytelsessammenligninger som publiseres til tredjeparter uten skriftlig samtykke.

3. Kundens ansvar og forpliktelser

Kunden er fullt ut ansvarlig for:

• Brukeradministrasjon: Å opprette, vedlikeholde og deaktivere brukerkontoer, samt sikre at Autoriserte Brukere overholder denne Avtalen. Kunden hefter for alle handlinger utført av sine Autoriserte Brukere.
• Påloggingsinformasjon: Å holde all påloggingsinformasjon konfidensiell og umiddelbart varsle VaktFlyt ved mistanke om uautorisert tilgang.
• Datakvalitet og lovlighet: At alle Kundedata som legges inn i Tjenesten er nøyaktige, oppdaterte og lovlig innhentet. Kunden garanterer at nødvendige samtykker og rettslige grunnlag foreligger for behandling av personopplysninger i Tjenesten.
• Arbeidsrettslig etterlevelse: At beslutninger basert på informasjon fra Tjenesten, herunder vaktplaner, fraværshåndtering og arbeidstidsberegninger, er i samsvar med gjeldende arbeidsrettslig lovgivning, tariffavtaler og individuelle arbeidsavtaler. VaktFlyt tilbyr verktøy og varsler som hjelpemiddel, men Kunden bærer det fulle ansvaret for etterlevelse av arbeidsmiljøloven og andre arbeidsrettslige forpliktelser.
• Akseptabel bruk: Å bruke Tjenesten i samsvar med gjeldende lover, ikke forsøke å omgå sikkerhetstiltak, ikke lagre ulovlig eller skadelig innhold, og respektere andre brukeres personvern.
• Tredjepartsintegrasjoner: Eventuelle integrasjoner med tredjepartssystemer som Kunden aktiverer, skjer på Kundens egen risiko. VaktFlyt er ikke ansvarlig for tap, skade eller personvernbrudd som oppstår fra slike integrasjoner.

4. Immaterielle rettigheter

VaktFlyt og dets lisensgivere beholder all eiendomsrett, opphavsrett og andre immaterielle rettigheter til Tjenesten, inkludert all programvare, algoritmer, AI-modeller, brukergrensesnitt, dokumentasjon og alle avledede versjoner, forbedringer og modifikasjoner, uavhengig av om de er utviklet på bakgrunn av tilbakemeldinger fra Kunden.

Kunden beholder eiendomsretten til sine Kundedata, men gir VaktFlyt en begrenset, verdensomspennende lisens til å behandle Kundedata utelukkende for å levere og forbedre Tjenesten. VaktFlyt kan bruke anonymiserte og aggregerte data utledet fra Kundens bruk til produktforbedring, forskning og statistiske formål.

Kunden gir VaktFlyt en evigvarende, ugjenkallelig, vederlagsfri lisens til å bruke og innarbeide alle forslag, tilbakemeldinger og forbedringsforsøk som Kunden gir vedrørende Tjenesten.

5. AI-assistert planlegging

Tjenesten benytter kunstig intelligens (AI) for å generere turnusforslag og gi anbefalinger. Kunden anerkjenner og aksepterer at:

• AI-genererte planer er forslag som alltid skal gjennomgås og godkjennes av en ansvarlig person hos Kunden før publisering eller implementering.
• VaktFlyt garanterer ikke at AI-genererte forslag er feilfrie, fullstendige, optimale eller i samsvar med alle gjeldende lover, tariffavtaler eller interne retningslinjer.
• AI-genererte forslag valideres automatisk mot kjente regler i arbeidsmiljøloven, men dette fritar ikke Kunden fra sitt selvstendige ansvar for å verifisere etterlevelse.
• VaktFlyt yter ikke juridisk rådgivning. Verktøyene for etterlevelse av arbeidsmiljøloven og tariffavtaler er hjelpemidler, ikke juridisk rådgivning. Kunden bør søke kvalifisert juridisk bistand for arbeidsrettslige spørsmål.

6. Databehandling og personvern

• Behandlingsansvarlig: Kunden er behandlingsansvarlig (GDPR art. 4(7)) for personopplysninger som behandles i Tjenesten. VaktFlyt opptrer som databehandler (GDPR art. 4(8)) på Kundens vegne.
• Databehandleravtale: Partene skal inngå en separat databehandleravtale i henhold til GDPR art. 28, som er en integrert del av denne Avtalen.
• Kundens ansvar: Kunden garanterer at all behandling av personopplysninger i Tjenesten har gyldig rettslig grunnlag, og at nødvendige samtykker, informasjon og rettigheter er ivaretatt overfor registrerte.
• Dataeksport: Ved oppsigelse kan Kunden eksportere Kundedata i maskinlesbart format (CSV/JSON) innen 30 dager etter opphør, uten ekstra kostnad.
• Sletting etter opphør: VaktFlyt vil slette alle Kundedata innen 90 dager etter utløp av eksportperioden, med mindre lovpålagt oppbevaring krever lengre lagring. Sikkerhetskopier som inneholder Kundedata vil bli slettet i henhold til normal rotasjonsplan.

Se vår personvernerklæring for utfyllende informasjon om behandling av personopplysninger.

7. Tilgjengelighet og vedlikehold

VaktFlyt vil gjøre kommersielt rimelige anstrengelser for å gjøre Tjenesten tilgjengelig 24 timer i døgnet, 7 dager i uken. Tjenesten leveres imidlertid «som den er» og «som tilgjengelig», og VaktFlyt gir ingen garanti for uavbrutt, feilfri eller sikker tilgang.

Følgende er unntatt fra eventuelle tilgjengelighetsmål: (a) planlagt vedlikehold, som varsles med rimelig forvarsel; (b) hendelser utenfor VaktFlyts rimelige kontroll (se §14 Force majeure); (c) problemer forårsaket av Kundens utstyr, programvare, nettverk eller tredjepartstjenester; (d) misbruk eller bruk i strid med denne Avtalen.

8. Priser, betaling og fornyelse

• Priser: Gjeldende priser fremgår av VaktFlyts prisliste eller individuell avtale. Alle priser er eksklusive merverdiavgift med mindre annet er spesifisert.
• Betaling: Faktura forfaller til betaling innen 14 dager etter fakturadato. Ved forsinket betaling påløper forsinkelsesrente i henhold til forsinkelsesrenteloven. VaktFlyt kan suspendere Tjenesten dersom betaling er forsinket med mer enn 14 dager etter skriftlig purring.
• Automatisk fornyelse: Abonnementet fornyes automatisk for perioder tilsvarende den opprinnelige Abonnementsperioden eller 12 måneder (det korteste), med mindre en part gir skriftlig oppsigelse minst 30 dager før utløp.
• Prisjusteringer: VaktFlyt kan justere prisene årlig i tråd med konsumprisindeksen (KPI) uten særskilt varsel. Prisjusteringer utover KPI varsles skriftlig minst 60 dager før ikrafttredelse. Kunden kan si opp Avtalen dersom slike justeringer overstiger 10 % utover KPI.
• Ingen refusjon: Betalte avgifter er ikke-refunderbare for inneværende Abonnementsperiode, med mindre annet følger av ufravikelig lov.

9. Konfidensialitet

Begge parter forplikter seg til å behandle den andre partens konfidensiell informasjon med minst samme grad av omhu som egen konfidensiell informasjon, og under ingen omstendigheter med mindre enn rimelig omhu. Konfidensialitetsforpliktelsene gjelder i Abonnementsperioden og i 3 år etter opphør. Konfidensiell informasjon omfatter ikke informasjon som: (a) er eller blir allment kjent uten brudd på denne Avtalen; (b) mottas fra en tredjepart uten konfidensialitetsforpliktelse; (c) er uavhengig utviklet av den mottakende parten; eller (d) må utleveres etter pålegg fra domstol eller offentlig myndighet.

10. Garantifraskrivelse

VaktFlyt garanterer ikke at: (a) Tjenesten vil oppfylle alle Kundens krav; (b) Tjenesten vil være uavbrutt, rettidig, sikker eller feilfri; (c) resultater fra bruk av Tjenesten vil være nøyaktige eller pålitelige; (d) overføring av Kundedata over internett alltid vil være sikker. Dersom ufravikelig forbrukerlovgivning innebærer garantier som ikke lovlig kan fraskrives, er VaktFlyts ansvar under slike garantier begrenset til det maksimale omfang gjeldende lov tillater.

11. Ansvarsbegrensning

VaktFlyt er under ingen omstendigheter ansvarlig for: (a) indirekte tap eller følgeskader; (b) tapt fortjeneste, inntekt eller goodwill; (c) tap av data eller kostnader ved gjenoppretting av data; (d) tap som følge av driftsavbrudd; (e) erstatning med pønalt preg; eller (f) kostnader ved anskaffelse av erstatningstjenester — uavhengig av om VaktFlyt er blitt informert om muligheten for slike tap. Flere krav skal ikke utvide disse begrensningene.

Ansvarsbegrensningene i denne bestemmelsen gjelder ikke for: (a) grov uaktsomhet eller forsett; (b) brudd på konfidensialitetsforpliktelsene; eller (c) forhold som etter ufravikelig norsk lov ikke kan begrenses.

12. Skadesløsholdelse

VaktFlyts skadesløsholdelse: VaktFlyt skal holde Kunden skadesløs mot tredjepartskrav om at Tjenesten, brukt i samsvar med denne Avtalen, krenker tredjeparters immaterielle rettigheter i Norge, forutsatt at Kunden: (a) umiddelbart varsler VaktFlyt skriftlig om kravet; (b) gir VaktFlyt enerett til å kontrollere forsvaret; og (c) samarbeider rimelig. Denne skadesløsholdelsen gjelder ikke dersom kravet skyldes: (i) Kundens endringer av Tjenesten; (ii) bruk i kombinasjon med tredjepartsprogramvare; (iii) bruk i strid med Avtalen; eller (iv) gratistjenester.

Kundens skadesløsholdelse: Kunden skal holde VaktFlyt skadesløs mot alle tredjepartskrav som direkte eller indirekte oppstår fra eller i forbindelse med: (a) Kundedata, herunder krav om at Kundedata krenker tredjeparters rettigheter eller er innhentet ulovlig; (b) Kundens eller Autoriserte Brukeres bruk av Tjenesten; (c) Kundens brudd på denne Avtalen; (d) Kundens arbeidsrettslige beslutninger basert på informasjon fra Tjenesten; eller (e) Kundens manglende etterlevelse av gjeldende lover og forskrifter.

13. Suspensjon og oppsigelse

• Suspensjon: VaktFlyt kan suspendere Kundens tilgang umiddelbart, med varsel der det er praktisk mulig, dersom: (a) Kunden vesentlig bryter denne Avtalen; (b) bruk av Tjenesten truer sikkerheten, integriteten eller tilgjengeligheten til Tjenesten; (c) det er nødvendig for å overholde lovpålagte krav; eller (d) betaling er vesentlig forsinket (jf. §8).
• Oppsigelse for vesentlig mislighold: Dersom en part vesentlig bryter denne Avtalen og ikke utbedrer forholdet innen 30 dager etter skriftlig varsel, kan den andre parten si opp Avtalen med umiddelbar virkning.
• Virkning av opphør: Ved opphør av Avtalen opphører alle lisensrettigheter. Kunden kan eksportere sine data i henhold til §6. Bestemmelsene i §§4, 9, 10, 11, 12 og 17 overlever opphør av Avtalen.

14. Force majeure

Ingen av partene skal anses å ha misligholdt denne Avtalen i den utstrekning oppfyllelse er forhindret eller vesentlig vanskeliggjort av omstendigheter utenfor partens rimelige kontroll, herunder, men ikke begrenset til: naturkatastrofer, pandemi eller epidemi, krig, terrorhandlinger, opptøyer, streik eller lockout (unntatt blant egne ansatte), brann, oversvømmelse, strømbrudd, tjenestenektangrep (DDoS), løsepengevirus, svikt i internettinfrastruktur, svikt hos skyleverandør (herunder Microsoft Azure), endringer i lovgivning eller myndighetspålegg. Den berørte parten skal varsle den andre parten uten ugrunnet opphold. Dersom force majeure-hendelsen vedvarer i mer enn 90 dager, kan begge parter si opp Avtalen uten erstatningsansvar. Force majeure fritar ikke Kunden fra betalingsforpliktelser og fritar ikke noen av partene fra forpliktelser knyttet til personvern og datasikkerhet under GDPR.

15. Tjenestens utvikling

VaktFlyt forbeholder seg retten til å oppdatere, endre og videreutvikle Tjenesten. VaktFlyt vil ikke vesentlig redusere eller fjerne kjernefonksjonalitet uten minst 30 dagers skriftlig varsel. Mindre endringer, feilrettinger og sikkerhetspatcher kan gjennomføres uten forvarsel.

16. Endringer i vilkårene

VaktFlyt kan oppdatere denne Avtalen. Vesentlige endringer varsles via e-post eller i Tjenesten minst 30 dager før de trer i kraft. Dersom Kunden ikke aksepterer de nye vilkårene, kan Kunden si opp Avtalen innen varselsperioden. Fortsatt bruk av Tjenesten etter endringsfristen utgjør aksept av de oppdaterte vilkårene.

17. Lovvalg og tvister

Denne Avtalen er underlagt norsk lov, uten hensyn til lovvalgsregler. Eventuelle tvister som springer ut av eller i forbindelse med denne Avtalen skal først forsøkes løst i minnelighet gjennom forhandlinger innen 30 dager. Dersom dette ikke lykkes, skal tvisten avgjøres av de alminnelige domstolene med Oslo tingrett som avtalt verneting for første instans.

18. Generelle bestemmelser

• Fullstendig avtale: Denne Avtalen, sammen med databehandleravtalen og eventuelle ordrebekreftelser, utgjør den fullstendige avtalen mellom partene og erstatter alle tidligere avtaler, forhandlinger og forståelser vedrørende det samme forholdet.
• Overdragelse: Kunden kan ikke overdra sine rettigheter eller forpliktelser under denne Avtalen uten VaktFlyts forutgående skriftlige samtykke. VaktFlyt kan fritt overdra denne Avtalen til et tilknyttet selskap eller i forbindelse med fusjon, oppkjøp eller salg av virksomheten.
• Delvis ugyldighet: Dersom en bestemmelse i denne Avtalen kjennes ugyldig eller ikke kan gjennomføres, skal de øvrige bestemmelsene fortsatt gjelde. Den ugyldige bestemmelsen skal erstattes av en gyldig bestemmelse som i størst mulig grad oppnår den opprinnelige bestemmelsens formål.
• Ingen frafallelse: Unnlatelse av å håndheve en bestemmelse i denne Avtalen utgjør ikke et frafallelse av retten til å håndheve bestemmelsen på et senere tidspunkt.

Spørsmål? Kontakt oss på support@planless.no.